Cách tủ thông minh RFID quản lý hồ sơ sách

Trong một thời gian dài, công tác quản lý lưu trữ nước tôi còn nhiều vấn đề như lưu trữ phân tán, vô tổ chức, linh tinh, lớn, mồ côi, chưa đáp ứng được yêu cầu của xã hội về một hệ thống tập trung, có hệ thống, có tính chất cao. chất lượng và lưu trữ cụ thể. Những người quản lý lưu trữ rất mong muốn có một phương pháp quản lý lưu trữ hiện đại để đáp ứng nhu cầu xã hội ngày càng tăng. Đánh giá từ lịch sử quản lý lưu trữ hàng nghìn năm, quản lý lưu trữ đã phát triển từ các hệ thống không độc lập sang hệ thống độc lập, từ quản lý đơn giản đến quản lý phức tạp. Nó phát triển từ quản lý kinh nghiệm sang quản lý khoa học, từ quản lý thủ công sang quản lý máy tính, và từ quản lý lưu trữ. hệ thống đóng sang hệ thống mở. Năm 2017, do sự phát triển không ngừng của các công nghệ cốt lõi như công nghệ RFID, Internet vạn vật, nhận dạng hình ảnh và phân tích dữ liệu lớn, thị trường bán lẻ không người lái của Trung Quốc bắt đầu tăng trưởng, thúc đẩy quá trình nâng cấp liên tục của Trung Quốc. ngành công nghiệp container bán lẻ thông minh, đồng thời giúp mọi người hiểu được vai trò của công nghệ RFID. Nó có lợi thế trong quản lý và nhanh chóng lan rộng sang nhiều ngành công nghiệp khác nhau, trong đó sách và lưu trữ là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất. Theo nghiên cứu của chúng tôi, tốc độ tăng trưởng lô hàng tủ hồ sơ thông minh RFID của một số công ty thiết bị thông minh hàng đầu sẽ vượt quá 200% vào năm 2022. Không những vậy, tỷ lệ thâm nhập hiện tại của tủ hồ sơ thông minh RFID chỉ là 4% và còn rất nhiều dư địa. cho sự phát triển.

2. Quy trình nộp đơn

Hồ sơ trong tủ

Nhân viên sẽ dán Thẻ điện tử RFID vào túi hoặc sổ đựng hồ sơ, đồng thời lưu trữ các thông tin cơ bản của hồ sơ, sổ sách cũng như biên bản nhận trả trong thẻ điện tử RFID.

Cho mượn kho lưu trữ

Người nhận có thể nhận dạng chính mình bằng cách vuốt khuôn mặt… Sau khi vào hệ thống, họ có thể mở cửa tủ để mượn hồ sơ, sách. Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ tự động kiểm tra tên file, sách các bạn đã nhận và hỗ trợ cho mượn nhiều cuốn cùng lúc. , nó có thể được trang bị tính năng nhận dạng khuôn mặt, quét mã 1D và 2D, thẻ ID, thẻ đọc và các mục đích đọc điện tử khác. 

Lưu trữ trở lại

Các công cụ trả lại nhân sự có thể tự nhận dạng thông qua thao tác vuốt thẻ, nhận dạng khuôn mặt, v.v. Sau khi vào hệ thống, hãy mở cửa tủ để trả hồ sơ hoặc sách. Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ tự động kiểm tra file hoặc sách trả về.

Hàng tồn kho tập tin

Tủ thông minh RFID có thể tự động ghi lại hoàn toàn việc nhập và xuất hồ sơ hoặc sách và có thể tạo nhiều báo cáo quản lý khác nhau trong thời gian thực.

3. Ưu điểm ứng dụng

So với tủ hồ sơ truyền thống, tủ thông minh RFID có những ưu điểm sau:

1. Quản lý tự động: Tủ hồ sơ thông minh RFID có thể tự động nhận dạng, phân loại, lưu trữ và quản lý tệp thông qua công nghệ RFID, giảm sự can thiệp thủ công và nâng cao hiệu quả và độ chính xác của việc quản lý tệp.

2. Giám sát thời gian thực: Tủ hồ sơ thông minh RFID có thể theo dõi trạng thái và vị trí của tệp theo thời gian thực, giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt trạng thái của tệp bất kỳ lúc nào và xử lý cũng như triển khai chúng kịp thời.

3. Bảo mật cao: Tủ hồ sơ thông minh RFID áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến, chẳng hạn như nhận dạng dấu vân tay, bảo vệ bằng mật khẩu, v.v., có thể ngăn chặn hiệu quả các tập tin bị lấy hoặc giả mạo bất hợp pháp.

4. Khả năng truy xuất nguồn gốc mạnh mẽ: Tủ hồ sơ thông minh RFID có thể ghi lại vị trí lưu trữ, lịch sử mượn và các thông tin khác của từng tệp để tạo điều kiện thuận lợi cho người quản lý truy xuất nguồn gốc và quản lý.