Hệ thống giám sát phòng lưu trữ RFID

Những năm gần đây, ngành lưu trữ nước ta đã có những bước phát triển vượt bậc. Khi quy mô ngày càng mở rộng, số lượng cũng tăng lên từng ngày, các loại hình lưu trữ ngày càng đa dạng, lượng thông tin cũng tăng lên nhanh chóng. Tuy nhiên, những vấn đề do phương pháp và công nghệ quản lý lưu trữ truyền thống gây ra ngày càng trở nên nổi bật:

1. Việc lưu trữ, chuyển giao, gửi đi, lưu trữ và hủy hồ sơ chỉ được quản lý thông qua đăng ký trên giấy và các phương thức khác;

2. Không có bản ghi quá trình nhập, xuất file;

3. Việc xem xét hồ sơ mất nhiều thời gian và khối lượng công việc nặng nề;

4. Thao tác kiểm kê hồ sơ chưa khoa học;

5. Việc quản lý các tập tin hết hạn bị chậm lại.

Trước thực trạng quản lý lưu trữ hiện nay, việc nâng cấp công nghệ và chuyển đổi công nghệ quản lý lưu trữ ở một viện hàng không vũ trụ nào đó là cấp bách. Chúng tôi tích hợp công nghệ RFID thế hệ mới để theo dõi vật phẩm và nhận dạng thông tin để xây dựng hệ thống quản lý và giám sát kho lưu trữ Tài liệu của Bệnh viện (gọi tắt là hệ thống quản lý và giám sát kho lưu trữ RFID) để cải thiện hiệu quả an ninh, bảo mật và truy xuất nguồn gốc tài liệu và lưu trữ;

Mục tiêu hệ thống:

1. Ngăn cản người quản lý văn bản lấy ra các văn bản được kiểm soát khi chưa được phê duyệt;

2. Đảm bảo 100% giấy tờ kiểm soát ra vào kho được ghi chép đầy đủ;

3. Kiểm kê bất kỳ lúc nào, định vị chính xác và đạt được khả năng truy xuất và truy cập hiệu quả các tài liệu được kiểm soát;

4. Nâng cao trình độ quản lý thông tin văn bản.

Hệ thống áp dụng kiến trúc B/S tiên tiến và thiết kế chức năng tổng thể như sau:

Hệ thống quản lý và giám sát kho lưu trữ RFID sử dụng công nghệ nhận dạng tự động RFID tiên tiến và công nghệ phần mềm máy tính. Nó sử dụng Thẻ điện tử RFID làm phương tiện lưu trữ thông tin và được đóng gói trong túi lưu trữ. Thông tin cơ bản của kho lưu trữ và hồ sơ nhận và trả được lưu trữ trong chip RFID. Sử dụng thiết bị đọc và ghi RFID như máy trạm quản lý thông minh không tiếp xúc và giá đựng tệp thông minh hợp tác với hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phía sau để hiện thực hóa chế độ quản lý hiệu quả và thời gian thực về mượn, trả lại, tìm kiếm, kiểm kê và các quy trình làm việc khác, và nhận ra toàn bộ vòng đời của tập tin. Quản lý chu kỳ. Hệ thống lắp đặt cửa an ninh thông minh tại lối vào và lối ra của phòng lưu trữ mật. Thông qua xác thực RFID tầm xa, nó có thể thực hiện các chức năng xác nhận chống trộm và nhập và xuất tệp tự động.

Với những ưu điểm Kỹ thuật của ứng dụng RFID-Internet of Things, nó thực sự có thể giúp nhân viên lưu trữ tăng cường các phương pháp quản lý, nâng cao hiệu quả công việc và ngăn chặn rò rỉ, mất mát và đánh cắp tài liệu mật. Theo cơ quan quản lý, mức độ bảo mật và thông tin mượn của bất kỳ tài liệu nào có thể được truy xuất ngay lập tức và hệ thống kinh doanh sẽ thực hiện các biện pháp xử lý bảo mật khác nhau, giảm thiểu các vấn đề bảo mật do truy vấn thông tin quản lý thiếu linh hoạt gây ra.